Koszty w firmie są jak trawa – mają to do siebie, że szybko rosną. I tak jak regularnie kosimy przydomowy trawnik, tak samo należy redukować biznesowe wydatki. Warto jednak pamiętać, aby robić to systematycznie, ale wyłącznie do odpowiedniego poziomu. Jeśli ograniczymy się zbyt mocno – zahamujemy rozwój firmy, jeśli zbyt słabo – istnieje ryzyko, że szybko wrócimy do punktu wyjścia. Jak znaleźć złoty środek? Odpowiedź na to pytanie przyniesie nam kontrola kosztów firmy.

Bez budżetu ani rusz

Kontrola kosztów firmy to przede wszystkim ich zaplanowanie. Wiele firm broni się przed tym rękami i nogami. Dlaczego?

Jedną z głównych przeszkód w tworzeniu planu finansowego jest brak wiedzy połączony z negatywnymi stereotypami dotyczącymi budżetowania.

Bardzo często właściciele firm słyszą od swoich pracowników: „szefie, ale tego się nie da zaplanować, nie wiem, ile to będzie kosztowało, nie wiem, kiedy klient zapłaci…”. Padają także inne argumenty przemawiające za tym, że nie można przewidzieć wszystkich zdarzeń wpływających na sytuację finansową przedsiębiorstwa. Do tego dochodzi przekonanie, że tworzenie budżetu to trudny i pracochłonny proces, który ogranicza elastyczność.

To jednak nieprawda. Chcemy Cię przekonać, że zawsze lepszą opcją jest niedoszacowany plan, który będziemy na bieżąco modyfikować niż brak jakiegokolwiek budżetu. Jeśli bowiem nie zaplanujemy wydatków, które w najbliższym czasie poniesiemy, nie jesteśmy w stanie ocenić, czy ich wartość była odpowiednia.

Jak więc sprawnie kontrolować koszty firmy?

Po pierwsze musimy opracować budżet, składający się z planu kosztów zmiennych, które jak sama nazwa wskazuje, zmieniają się proporcjonalnie do sprzedaży, i planu kosztów stałych. Drugi aspekt to ustalenie sposobu mierzenia kosztów. Peter Drucker, ekspert ds. zarządzania, powiedział kiedyś, że “nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć”. I trudno się z nim nie zgodzić…

Kontrola kosztów firmy to same korzyści

Za sprawą stałej kontroli kosztów jesteśmy w stanie na czas reagować na negatywne zjawiska, np. obniżenie rentowności. Firma zyskuje precyzyjne odzwierciedlenie swoich decyzji operacyjnych w postaci cyfr i widzi, na co ją stać, a na co nie, czyli które aktywności albo obszary powinna wyeliminować.

Dzięki wdrożeniu kontrolingu i analizy rentowności poszczególnych obszarów przedsiębiorstwo może zaniechać więc inwestowania albo rozwoju nierentownych gałęzi działalności czy linii produktowych.

Regularna kontrola płynności finansowej oraz optymalizacja wskaźników finansowych firmy sprawia ponadto, że firma jest w stanie kontrolować i utrzymywać w długim terminie zdolność do regulowania zobowiązań, dzięki czemu zyskuje o wiele lepszą pozycję negocjacyjną z instytucjami finansującymi.

Kontroling pozwala też uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorstwo buduje potencjał w nadziei na poprawę wyników finansowych – dokonuje nowych inwestycji czy zatrudnia kolejnych pracowników. Robienie tego w sposób niezaplanowany i niekontrolowany bardzo często skutkuje tym, że potencjalny wzrost wyniku zostaje skonsumowany przez koszty utrzymania i eksploatacji sprzętu, maszyn, budynków albo koszty stałe związane z wynagrodzeniami.

W takiej sytuacji często dochodzi do obniżenia rentowności firmy wraz ze wzrostem jej działania, a zjawisko to powinno mieć charakter odwrotny, tzn. wzrost zakresu działania firmy powinien powodować zwiększenie rentowności.

Tworzenie planów finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów stałych, pozwala uniknąć tej pułapki, a przede wszystkim daje właścicielom konkretne, wyrażone w liczbach wskaźniki, które pokazują, czy firma rzeczywiście się rozwija i zwiększa swoją efektywność, czy tylko zwiększa skalę swojego działania kosztem rentowności.

Excel wystarczy?

W swojej praktyce bardzo często spotykamy się z przedsiębiorcami, którzy udowadniają, że do kontroli kosztów firmy nie potrzeba dedykowanych narzędzi informatycznych. Często wystarczy prosta tabela w Excelu, dzięki której można ewidencjonować i analizować wszystkie dokumenty. Oczywiście, w przypadku dużych przedsiębiorstw, system informatyczny ułatwi tę pracę.

W każdym razie – podstawowym narzędziem jest jednak nasz plan finansowy. To na jego podstawie możemy ułożyć plan kont, system miejsc powstawania kosztów (tzw. centra kosztowe) oraz dokonać podziału kosztów ze względu na ich kategorię.

Jeśli nie sami, to może outsourcing?

To jasne – nie wszyscy przedsiębiorcy są w stanie kompleksowo troszczyć się o finanse. Aby stworzyć sprawny system kontrollingu nie trzeba jednak tworzyć dodatkowego etatu. Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing, czyli współpraca z firmami, które profesjonalnie zajmują się tym tematem.

Po pierwsze, outsourcing znacząco usprawnia cały proces – dzięki specjaliście z zewnątrz nie tracimy energii na wyważanie otwartych drzwi. Dostajemy gotowe rozwiązanie, podparte doświadczeniem, i nie musimy testować ścieżek, które mogą nas zaprowadzić w ślepy zaułek.

Czasami wśród naszych klientów spotykamy się z sytuacjami, w których przedsiębiorstwo posiada wewnętrzny system ewidencji kosztów, jednak nie potrafi weryfikować danych i wyciągać z nich wniosków. Jasno wskazujemy wtedy, które dane warto zbierać i jak je analizować, aby faktycznie przynosiło to biznesowe korzyści i nie prowadziło do niepotrzebnego wytracania energii.

Outsourcing jest ponadto atrakcyjny pod względem finansowym. Obecnie praktycznie każda firma może otrzymać ofertę tego typu usług, skrojoną do jej indywidualnych możliwości.

***

Chcesz wiedzieć więcej na temat kontroli kosztów firmy? Skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.