“Nie wiemy, co przyniesie rok”, “Tego się nie da zaplanować”, “Utracimy elastyczność!”, “A co, jeśli znowu zamrożą gospodarkę?”. To tylko mały wycinek tego, w jaki sposób pracownicy i właściciele firm tłumaczą sobie niechęć do tworzenia planu finansowego. Brzmi znajomo?
O tym, jakie korzyści przynosi wprowadzenie w firmie systemu kontroli kosztów możecie przeczytać tutaj: Kontrola kosztów firmy – nie taki diabeł straszny…
W tym wpisie przedstawiamy 3 najczęstsze przyczyny, przez które wielu przedsiębiorców rezygnuje z budżetowania.
Brak wiedzy
To jedna z głównych przeszkód w tworzeniu planu finansowego. Często wychodzimy bowiem z założenia, że nie da się przewidzieć wszystkich zdarzeń wpływających na sytuację finansową firmy. I jest w tym sporo racji. Ale…
Osoby, które nie tworzyły budżetów, tylko zajmowały się rozwojem przedsiębiorstwa, nie mają doświadczenia albo wiedzy, aby stwierdzić, że pomimo wielu niewiadomych da się zaplanować wydatki. Po co? Przede wszystkim, by zyskać nad nimi kontrolę i elastycznie reagować na wszystkie zdarzenia – także te, które są od nas zupełnie niezależne. Obecna sytuacja gospodarcza związana z wybuchem pandemii jest tego doskonałym przykładem.
Negatywne stereotypy
Kolejna przyczyna to przeświadczenie, że budżetowanie to proces trudny i bardzo pracochłonny, który usztywnia działanie firmy. Właściciele obawiają się także, że wdrożenie systemu kontrolingu wiąże się z koniecznością tworzenia nowych etatów, a co za tym idzie, ponoszenia kolejnych wydatków.
Okej – plan finansowy wymaga podjęcia pewnego wysiłku. Jednak zwykle nie jest on tak ogromny jak na początku przewidywaliśmy. W większości przypadków wystarczy bowiem tabela w Excelu, chęci oraz systematyczność w działaniu.
Co ważne, budżetowanie nie wymaga także zatrudniania nowych, wykwalifikowanych pracowników. Dużą popularnością cieszy się obecnie outsourcing, dzięki któremu zyskujemy wsparcie doświadczonych profesjonalistów – a to wszystko przy nieporównywalnie mniejszych kosztach.
Brak dialogu i współpracy
Trzecią najczęstszą przeszkodą we wprowadzeniu budżetowania jest brak dialogu i współpracy pomiędzy służbami finansowymi w firmie a menedżerami operacyjnymi średniego i niskiego szczebla.
Z jednej strony menedżerom brakuje wiedzy dotyczącej finansów, służbom finansowym zaś zrozumienia uwarunkowań procesów biznesowych, z którymi spotykają się menedżerowie.
Ten brak porozumienia skutkuje tym, że nawet jeśli jednorazowo uda się stworzyć budżet, to firma zaprzestaje jego rozliczania w cyklicznych okresach, ponieważ budżet za bardzo się rozjeżdża. Taki proces zazwyczaj kończy się stwierdzeniem: „No przecież mówiliśmy, że nie da się tego zrobić!”.
Mamy bardzo pozytywne doświadczenia z biznesami, w których proces budżetowania został poprzedzony szkoleniem menedżerów z zakresu podstaw finansów i ekonomii oraz sposobów zarządzania wynikiem finansowym przedsiębiorstwa. Podczas takiego szkolenia warto również uwypuklić korzyści z procesu budżetowania wynikające dla całej firmy i poszczególnych menedżerów. Dopiero kolejnym krokiem była wspólna praca służb finansowych i menedżerów nad stworzeniem budżetów w danych działach.
Odwrotne działanie, tzn. wysłanie menedżerom tabelek do wypełnienia, bez upewnienia się, że rozumieją, co mają zrobić, prawie zawsze kończy się fiaskiem.
***
Jeśli zainteresował Cię temat budżetowania i chcesz wiedzieć więcej, zachęcamy do kontaktu! Porozmawiamy o tym, w jaki sposób tworzenie planu finansowego może pomóc Twojej firmie.