Outsourcing we współczesnym biznesie

Outsourcing we współczesnym biznesie


„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili;
powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”
– twierdził Henry Ford.

 

 

Outsourcing – słowo coraz bardziej znane i rozpowszechnione w biznesie. Pochodzi z języka angielskiego i oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. Outsourcing (outside-resource-using) polega na przekazywaniu funkcji, zadań, procesów oraz projektów do realizacji firmie zewnętrznej. Dlaczego i kiedy warto skorzystać z usług firm outsourcingowych? Czy jest to bezpieczne dla naszej firmy?

Decyzję o skorzystaniu z usług firm outsourcingowych oraz o tym, jaki zakres obowiązków im powierzyć, należy dokładnie przemyśleć. Wciąż panuje przekonanie: „sami zrobimy to najlepiej”. Jednak co zrobić, gdy obowiązki się piętrzą, czasu nie przybywa, a zadania muszą być zrobione „na już”? Wybrać odpowiedniego partnera i nie bać się nawiązać z nim współpracy. Oczywiście, należy sprawdzić, czy firma, z którą chcemy się związać, jest rzetelnym kontrahentem oraz czy może zapewnić nam działania na najwyższym poziomie. Warto wybrać takie przedsiębiorstwo, które zapewnia kompleksowość usług – więcej funkcji, zadań, procesów czy projektów będzie mogła od nas „zabrać”. Początkowo może wydawać się, że chcemy delegować tylko jedną część działalności, jednak w trakcie współpracy zadań będzie przybywać – warto od razu wybrać firmę, która sprosta wszystkim wymaganiom.

Zlecanie zadań pozwoli organizacji skupić się na celach strategicznych przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że silne strony warto zostawić „w rękach” firmy – natomiast outsourcingiem można objąć funkcje pomocnicze, wspierające główne cele – np. finanse, kadry, obsługę klienta oraz np. sprzątanie, ochrona, itd.

Jakie korzyści zyska firma korzystając z outsourcingu?

Istotne będą tutaj takie elementy jak: redukcja kosztów, większa wydajność, dokładność, rzetelność i terminowość, szybkość, odpowiedzialność, elastyczność współpracy, poczucie bezpieczeństwa*. Głównie, w kwestii outsourcingu zadań kadrowo-płacowych.

Redukcja kosztów to niewątpliwie jeden z kluczowych elementów, dla którego firmy decydują się na zlecanie części zadań zewnętrznej firmie. Oszczędności w tej kwestii uzyskuje się dzięki korzystaniu z wiedzy wyspecjalizowanych pracowników firm outsourcingowych, ich know-how, kontaktów. Nie chcąc tworzyć etatów i poświęcać czasu na szukanie oraz wdrażanie nowych pracowników, należy skupić się na zadaniach kluczowych dla realizacji strategii swojej firmy. Warto zastanowić się, ile czasu pracownicy działu administracji poświęcają np. na naliczanie płac, ile kosztuje zakup oraz opłacenie programów kadrowo-księgowych, szkolenie pracowników itp., a następnie porównać wyniki swojej analizy z ofertą firmy zewnętrznej – zazwyczaj rezultat przemyśleń bywa bardzo zaskakujący.

Obsługa kadrowo-płacowa to zadania często bardzo pracochłonne. Pozbawienie pracowników tych obowiązków sprawia, że mogą oni skupiać się na ważniejszych zadaniach z punktu widzenia strategii przedsiębiorstwa. Zyskują zatem zarówno sami pracownicy, którzy pracują wydajniej, jak i cała firma, która może się rozwijać.

Niezwykle bolesnym problemem dla firm są pojawiające się błędy kadrowo-płacowe (np. te związane ze zła interpretacją przepisów prawnych). Można ich uniknąć powierzając zadania te firmom outsourcingowym zatrudniających specjalistów, którzy z niezwykłą dokładnością analizują każdą powierzoną im sprawę. Nawiązując współpracę z taką firmą mamy pewność, że obsługują nas specjaliści, zapewniając nam poczucie bezpieczeństwa.

Niektóre zadania, szczególnie prowadzenie księgowości w firmie, nie zawsze przebiega tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. Niespodziewane choroby czy urlopy pracowników mogą znacznie opóźniać przebieg administracji kadrowo-płacowej. Tymczasem korzystając z usług firmy zewnętrznej można liczyć na rzetelne i terminowe zarządzanie np. listą płac czy rozliczeniami z urzędem skarbowym. Warto również wspomnieć o tym, że obsługa kadrowo-księgowa w zewnętrznych firmach przebiega z reguły szybciej, niż miałyby to robić osoby z działu administracyjnego, które zazwyczaj mają duży zakres obowiązków i duże obłożenie pracą.

Niewątpliwą zaletą zlecenia administracji kadrowo-płacowej profesjonalnej firmie zewnętrznej jest także przeniesienie na nią odpowiedzialności za ewentualne pomyłki lub też terminowość usług.

Wyspecjalizowane firmy outsourcingowe, które w swojej ofercie mają szeroki zakres usług, bardzo elastycznie podchodzą do współpracy z klientami. Zazwyczaj dysponują one nie tylko wysoko wykwalifikowanymi pracownikami, ale również profesjonalnymi systemami informatycznymi, dzięki czemu łatwo mogą modyfikować świadczone usługi i dopasowywać je do zmieniających się potrzeb i oczekiwań klientów. Jedną z takich firm jest Grupa Doradcza Compertus, która dzięki współpracy wielu ekspertów świadczy usługi w sposób kompleksowy i atrakcyjny cenowo.

Obecnie firmy coraz częściej skupiają się na realizowaniu głównego celu swojego istnienia, wykonując jedynie to, w czym są najlepsze i co robią najefektywniej. W pozostałych kwestiach korzystają z usług zewnętrznych podmiotów wyspecjalizowanych w określonych zadaniach.

Oczywiście – każdy medal ma dwie strony. Nawiązanie współpracy z firmami outsourcingowymi niesie za sobą wiele korzyści, ale mogą pojawić się również zagrożenia. Jednym z najpoważniejszych jest powierzenie istotnych zadań nieodpowiednim podmiotom, bez wysoko wykwalifikowanej kadry czy też bez doświadczenia, co może powodować ogromne straty i szereg problemów. Zagrożenie stanowi również zbyt duży nacisk na redukcję kosztów, co przekłada się na niską jakość usług, a także możliwość utraty konkurencyjnej pozycji oraz tożsamości przez firmę poprzez zatarcie się granicy między działalnością własną a podmiotów zewnętrznych. Należy więc odpowiednio przemyśleć zakres współpracy z firmą outsourcingową i przede wszystkim swe zadania powierzyć tej najodpowiedniejszej.

Należy pamiętać, że outsourcing ma swoje wady i zalety. Korzystanie z tego typu usług jest dobre, jednak należy to robić bardzo odpowiedzialnie i zgodnie z pewnymi założeniami. Decyzja o podjęciu współpracy na takich zasadach może nie należeć do łatwych, jednak trafnie podjęta będzie przynosić zyski i wiązać się z umocnieniem pozycji firmy. Decyzja błędnie podjęta narazi firmę na zwiększone koszty i zmniejszenie wartości organizacji.

Jeśli rozważają Państwo zlecenie części swoich zadań firmie zewnętrznej, ale mają mnóstwo obaw – zapraszamy do kontaktu. Przedstawimy naszą ofertę, rozwiewając wszelkie wątpliwości.

 

*na podstawie opinii naszych Klientów

GRUPA DORADCZA COMPERTUS Sp. z o. o. Sp. Komandytowa

ul. Jerzego Waszyngtona 32 lok. 8U