Kiedy i jak zmienić biuro księgowe?

Kiedy i jak zmienić biuro księgowe?

Decyzję o zmianie biura księgowego zazwyczaj podejmuje się z oczywistych względów – współpraca jest nieefektywna, nie przynosi korzyści przedsiębiorstwu, czasem jest bardzo problematyczna. Korzystanie z usług biura księgowego nie zwalnia przedsiębiorcy od odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej, dlatego tak ważne jest, aby prowadzona była rzetelnie; nierzetelność bowiem może słono kosztować. Jeśli biuro księgowe nie spełnia wymagań, warto decyzję o jego zmianie podjąć jak najszybciej, zanim zostaniemy narażeni na poważne straty.

Na podstawie opinii klientów, którzy współpracują z Grupą Doradczą Compertus, wyszczególnić możemy kilka powodów, które przesądziły o zmianie biura księgowego:

– niekompetencja

– nieaktualizowanie wiedzy

– nierzetelność

– nieterminowość

– brak czasu dla klienta

– brak zaangażowania w sprawy klienta

– informowanie klienta „na ostatnią chwilę”

– zbyt wąski obszar działalności – tylko księgowość; brak kompleksowego podejścia do biznesu klienta

– brak zainteresowania optymalizacją kosztów klienta

– błędy popełniane przez biuro księgowe

– zbyt wysokie koszty w stosunku do jakości i zakresu prac

Kiedy najlepiej zmienić biuro?

Najlepszym posunięciem będzie wybranie nowego biura odpowiednio wcześniej, aby jeszcze przed rozpoczęciem kolejnego roku czy też okresu rozliczeniowego mogło ono wnikliwie skontrolować dotychczasowy stan naszych finansów. Czasem warto dobrze sprawdzić poprzedników, poświęcając czas i pieniądze, niż zapłacić karę z tytułu nierzetelnego wykonania przez nich prac.  Nowe biuro najlepiej oszacuje, ile czasu potrzebować będzie na wdrożenie w dokumenty naszej firmy. Dlatego warto najpierw nawiązać kontakt i omówić szczegóły dotyczące przyszłej współpracy, a następnie wypowiedzieć umowę poprzedniemu kontrahentowi.

Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

Konkurencja na rynku biur księgowych jest duża i stale rośnie. Jak więc wybrać to odpowiednie?

Dobry fachowiec nie tylko zaksięguje przychody i rozchody, poprowadzi wszelkie rozliczenia, bilanse, sprawozdania roczne itp., ale będzie także wsparciem i instytucją doradczą dla przedsiębiorcy korzystającego z jego usług. Osoba prowadząca firmę nierzadko liczy na doradztwo w zakresie wyboru formy opodatkowania, optymalizacji kosztów, zarządzania finansami – a takie kompleksowe usługi oferują tylko nieliczne firmy.

Jeśli już wybraliśmy nowe, odpowiednie biuro księgowe, należy wypowiedzieć umowę poprzedniemu. Wraz z tym należy odwołać wszelkie pełnomocnictwa, (jeśli uprzednio nie zastrzeżono w umowie, że wygasają one wraz z zakończeniem współpracy). Do naszych obowiązków należeć będzie także powiadomienie właściwego urzędu skarbowego, ZUS, a także zaktualizowanie wpisu w CEIDG (jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne) bądź wypełnienie deklaracji nip-8 (spółki: jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne) o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentów rachunkowych.

Pozostaje kwestia przekazania dokumentów. Biura rachunkowe, dla których największą wartością jest zadowolenie klienta, często same odbierają dokumenty z poprzednich miejsc ich przechowywania. Warto zatem nawiązać współpracę z takim biurem, które kontakty z poprzednią księgowością weźmie na siebie. Od firmy, z którą kończymy współpracę, powinniśmy otrzymać oryginały: faktur, umów, rachunków, potwierdzeń zapłat należności, wyciągów bankowych, a także: prowadzone księgi, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych, wartości materialnych i niematerialnych, deklaracje podatkowe, rozliczenia ZUS oraz inne dokumenty, które dotyczą naszej firmy. Jeśli poprzednie biuro zajmowało się również naszymi sprawami kadrowymi, to i te dokumenty powinniśmy od nich otrzymać. Odbiór wszelkich pism i materiałów musi zostać potwierdzony stosownym protokołem.

Ostatnim krokiem, oprócz przekazania całej dokumentacji, będzie podpisanie nowych pełnomocnictw. Wraz z ostatnim podpisem nowe biuro księgowe może w pełni rozpocząć swoją pracę, a przedsiębiorca odetchnąć z ulgą – od tego momentu jego sprawy będą toczyć się odpowiednim torem.

Jeśli zdecydujesz się na nawiązanie współpracy z Grupą Doradczą Compertus, to nasi specjaliści krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces zmian. Nie bój się ich, po pewnym czasie przekonasz się, że była to zmiana na lepsze.

GRUPA DORADCZA COMPERTUS Sp. z o. o. Sp. Komandytowa

ul. Jerzego Waszyngtona 32 lok. 8U